Hướng dẫn quyết toán thuế online - Tự quyết toán thuế TNCN

Hướng dẫn chi tiết các bước quyết toán thuế online trên website Thuế Việt Nam của Tổng Cục Thuế giúp bạn tự kê khai quyết toán thuế TNCN trực tuyến tại nhà.

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân là gì?

Quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình tổng hợp và kê khai số thuế mà một cá nhân phải nộp trong một năm, nhằm xác định xem họ đã nộp đủ, nộp thiếu hay nộp thừa thuế. Dựa vào đó, cơ quan thuế sẽ hoàn thuế nếu nộp thừa hoặc yêu cầu bổ sung nếu còn thiếu.

Nói một cách đơn giản, đây là việc cá nhân tự thực hiện hoặc ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập kê khai tổng thu nhập trong năm, tính toán lại số thuế phải nộp, và điều chỉnh số thuế còn dư hoặc thiếu. Nếu đã nộp thừa, cá nhân có thể yêu cầu hoàn lại hoặc bù trừ vào kỳ thuế tiếp theo.

Mục đích của quyết toán thuế TNCN là đảm bảo cá nhân thực hiện đúng và đầy đủ nghĩa vụ thuế theo quy định, đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm soát và xử lý chính xác các khoản thuế của người nộp thuế.

Cá nhân và tổ chức có nghĩa vụ khai quyết toán thuế hàng năm

Đối tượng nào phải quyết toán thuế TNCN?

Theo công văn 883/TCT-DNNCN, những đối tượng sau đây phải thực hiện quyết toán thuế TNCN:

• Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập: Các doanh nghiệp, công ty hoặc cá nhân có trả lương, tiền công cho người lao động.
• Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế: Người lao động có thu nhập từ tiền lương, tiền công nhưng ủy quyền cho đơn vị chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay.
• Cá nhân tự quyết toán thuế: Những người có thu nhập từ hai nơi trở lên và không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán thuế thì phải tự kê khai và nộp thuế với cơ quan thuế.

Một số đối tượng không cần thực hiện quyết toán thuế nếu thuộc các trường hợp sau:

• Số thuế còn phải nộp sau khi quyết toán nhỏ hơn hoặc bằng 50.000 đồng.
• Số thuế đã tạm nộp nhiều hơn số thuế phải nộp (Trong trường hợp này, nếu cá nhân quyết toán thì có thể được hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau).
• Cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn nhưng thu nhập vãng lai dưới 10 triệu đồng/tháng và đã bị khấu trừ thuế 10% tại nguồn.

Chuẩn bị trước khi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Để việc kê khai, nộp hồ sơ quyết toán thuế diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị sẵn hồ sơ, đăng ký tài khoản trên website Thuế Việt Nam của Tổng Cục Thuế.

Đăng ký tài khoản thuế điện tử trên trang thông tin điện tử của Cục Thuế

Trước tiên, bạn cần đăng ký tài khoản thuế điện tử, các bước như sau:

Bước 1: Truy cập website Thuế Việt Nam (đường link https://canhan.gdt.gov.vn) >>> Chọn “Đăng ký”

Bước 2: Điền mã số thuế và mã kiểm tra >> tick chọn Cá nhân >> Nhấn Đăng ký

Bước 3: Điền thông tin về: Số điện thoại, email và mã xác nhận do cơ quan thuế gửi (nếu chưa có thì bỏ trống) >>> Nhấn Tiếp tục

Bước 4: Hệ thống hiển thị tờ khai “Đăng ký giao dịch với cơ quan thuế bằng phương thức điện tử”, bạn kiểm tra lại thông tin sau đó chọn Hoàn thành đăng ký

Bước 5: 

Trường hợp có mã xác nhận của cơ quan thuế: Bạn sẽ nhận được thông báo hoàn thành, email cũng nhận được thông báo hoàn thành đăng ký và gửi mật khẩu đăng nhập vào số điện thoại đã đăng ký.

Nếu chưa có mã xác nhận của cơ quan thuế: Hệ thống thông báo “Để bảo mật thông tin, đề nghị bạn ra cơ quan thuế gần nhất để hoàn thành đăng ký, mang theo CMND/CCCD/Hộ chiếu)“

Nhấn chọn Kết thúc.

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ, tài liệu để làm hồ sơ quyết toán thuế

Cá nhân tự quyết toán thuế TNCN cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu 02/QTT-TNCN
• Phụ lục mẫu số 02-1/BK-QTT-TNCN: Bảng kê giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc
• Bản sao các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (nếu nộp online thì scan bản gốc)
• Chứng từ khấu trừ thuế do tổ chức trả thu nhập cấp hoặc chứng từ ngân hàng nếu bạn đã nộp thuế ở nước ngoài.
• Hóa đơn chứng từ chứng minh khoản từ thiện
• Cá nhân có thu nhập ở các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán cần có tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài.
• Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Xem thêm: Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là gì?

Hướng dẫn tự khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân online

Cá nhân làm việc tại 2 công ty trong 1 năm hoặc có nhiều nguồn thu nhập có thể tự quyết toán thuế TNCN online trên website Tổng cục thuế theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập tài khoản trên website của Tổng cục Thuế và đăng nhập tại đường link https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan sau đó chọn Đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử (đã tạo ở bước trên hoặc bằng tài khoản Định danh điện tử (VNeid)

Nếu bạn chọn đăng nhập bằng tài khoản Thuế điện tử, cần nhập mã số thuế, mã kiểm tra và ấn Tiếp tục. Tiếp theo

Nếu chọn đăng nhập bằng tài khoản VNeid thì nhập số định danh cá nhân, mật khẩu >>> Chọn Đăng nhập hoặc mở app vneid trên điện thoại và quét mã QR, chọn Đồng ý để đăng nhập.

Bước 2: Tại trang chủ, Chọn tab  “Quyết toán thuế” >> Chọn “Kê khai thuế trực tuyến” để bắt đầu.

Bước 3: Điền nội dung kê khai trực tuyến, các mục có dấu (*) là bắt buộc: bao gồm tên người gửi, địa chỉ liên hệ, địa chỉ email 

>>> Chọn tờ khai 02/QTT-TNCN –Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (Thông tư 80/2021

>>> Chọn cơ quan thuế quyết toán: Tích chọn 1 trong 3 trường hợp dưới đây:

Trường hợp 1: Người nộp thuế có duy nhất 1 nguồn thu nhập trực tiếp khai thuế trong năm do làm việc tại các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán tại Việt Nam hoặc nước ngoài >>> Chọn cơ quan thuế đã khai trực tiếp trong năm tại ô “Cục thuế” sau đó khai thuế trong năm.

Trường hợp 2: Người nộp thuế có từ 2 nguồn thu nhập trở lên tự kê khai các nguồn thu nhập và thông tin liên quan theo bảng mẫu theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Người nộp thuế không trực tiếp khai thuế trong năm chỉ có 1 nguồn thu nhập thuộc diện khấu trừ qua tổ chức trả thu nhập (chỉ làm tại 1 công ty, do công ty trả lương, quyết toán thuế). Tích vào ô có hoặc không thay đổi nơi làm việc.

Nếu tại thời điểm quyết toán thuế, người nộp thuế có thay đổi nơi làm việc thì tick vào ô 1 nếu đang tính giảm trừ gia cảnh tại tổ chức chi trả >>> Điền mã số thuế của tổ chức chi trả, tick vào ô 2 nếu người nộp thuế không tính giảm trừ gia cảnh, sau đó chọn cơ quan thuế tại nơi cư trú (Thành phố, Quận/huyện)

Tìm hiểu thêm: Trốn thuế và tránh thuế là gì

Bước 4: Chọn trường hợp quyết toán thuế: chọn 1 trong 3 trường hợp sau:

• Quyết toán theo năm dương lịch
• Quyết toán 12 tháng liên tục khác năm dương lịch
• Quyết toán không đủ 12 tháng

>>> Chọn Năm kê khai (chính là năm thực hiện quyết toán)

>>> Chọn Loại tờ khai:

• Chọn tờ khai chính thức nếu quyết toán thuế lần đầu trong kỳ
• Chọn tờ khai bổ sung nếu người nộp thuế khai sai, thiếu, muốn khai lại.

Bước 5: Chọn “Tiếp tục” để điền tờ khai quyết toán thuế mẫu 02/QTT-TNCN mà hệ thống hiển thị.

Hệ thống sẽ tự động điền một số ô, tuy nhiên bạn vẫn cần phải kiểm tra lại thông tin và sửa lại nếu sai sót.

Tiếp theo, người nộp thuế cần khai tổng thu nhập chịu thuế phát sinh tại Việt Nam (bao gồm toàn bộ thu nhập từ tiền lương, tiền công, các khoản thu nhập có tính chất lương tự). Thu nhập phát sinh ở đâu thì người lao động yêu cầu đơn vị trả thu nhập xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho mình, sau đó lấy thông tin đó điền vào tờ khai.

=> Xem thêm: Thuế môn bài là gì? Cách nộp thuế môn bài nhanh chóng

Ví dụ: Năm 2024, bạn có thu nhập chịu thuế (được trả lương) từ công ty A là 200 triệu, từ công ty B là 50 triệu, vậy tổng thu nhập theo chứng từ (điền chỉ tiêu số 23) là 250 triệu đồng.

Điền các khoản giảm trừ (đóng bảo hiểm xã hội, đóng vào các tổ chức từ thiện, đóng quỹ hưu trí tự nguyện), nếu bạn có người phụ thuộc, hệ thống sẽ tự tính số người phụ thuộc và tự điền các khoản giảm trừ gia cảnh.

Tiếp theo, hệ thống sẽ tự động tính tổng thu nhập tính thuế và số thuế phát sinh trong kỳ dựa theo thông tin bạn nhập bao gồm: Số thuế đã khấu trừ tại tổ chức trả thu nhập, số thuế đã nộp trong năm không qua tổ chức trả thu nhập…

Nếu bạn có số thuế nộp thừa và đề nghị hoàn trả có thể chọn mục Chuyển khoản (điền thông tin tài khoản của mình) hoặc chọn Tiền mặt (điền thông tin thẻ căn cước công dân, họ tên và nơi nhận tiền hoàn thuế)

Nếu bạn muốn bù trừ cho khoản phải nộp ngân sách thì cung cấp mã số thuế và tên của người nộp thuế khác (nếu có), ghi rõ chương, tiểu mục, tên cơ quan thuế quản lý khoản thu, địa bàn hành chính, thời hạn nộp thuế, số tiền còn phải nộp và số tiền phải nộp đề nghị bù trừ với số tiền nộp thừa.

Bước 6: Kê khai thông tin phụ lục 02-1/BK-QTT-TNCN để tính giảm trừ thu nhập khi tính thuế.

Chọn tab 02-1/BK-QTT-TNCN ở góc trái cuối màn hình sau đó khai thông tin người phụ thuộc.

Bước 7: Nộp tờ khai

Bạn tick vào ô “Tôi cam đoan số liệu đã khai và hồ sơ đính kèm là đúng và chịu trách nhiệm …” >>> Chọn Hoàn thành kê khai >>> Chọn Nộp tờ khai. Nếu muốn lưu và nộp tờ khai thì chọn “Kết xuất XML”.

Bước 8: Gửi hồ sơ và các chứng từ đính kèm, bao gồm:

Phụ lục đính kèm là các chứng từ nộp thuế, khấu trừ thuế, chứng từ về các khoản từ thiện… Tải file dẽ liệu đính kèm lên hệ thống >>> nhấn Tiếp tục >>> Nhập Mã kiểm tra >>> Chọn Tiếp tục

Nhập mã OTP do hệ thống gửi về >>> Chọn Tiếp tục

Sau khi hoàn thành kê khai và nộp tờ khai tới cơ quan thuế, hệ thống sẽ gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ vào email và tin nhắn về số điện thoại bạn đã đăng ký với nội dung :” Hồ sơ khai thuế điện tử mẫu 02/QTT-TNCN đã được gửi thành công CQT trả thông báo chấp nhận/ không chấp nhận sau 01 ngày làm việc“

Hướng dẫn tra cứu tờ khai quyết toán thuế điện tử

Việc này nhằm kiểm tra xem việc quyết toán có sai sót hay không để kịp thời sửa chữa, bổ sung thông tin vào hồ sơ quyết toán. Các bước tra cứu như sau:

Bước 1: Tại trang web của Tổng cục Thuế (https://canhan.gdt.gov.vn/ICanhan), bạn đăng nhập tài khoản thuế điện tử >>> Chọn tab Tra cứu >>> Chọn Tra cứu QTT

Bước 2: Chọn loại tờ khai >>> Chọn ngày gửi >>> Tra cứu

Bước 3: Nhận kết quả tra cứu

Giải đáp thắc mắc về quyết toán thuế TNCN trực tuyến

Quy định về thời hạn quyết toán thuế TNCN - Hạn cuối quyết toán thuế TNCN năm 2025 là ngày nào?

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2025 được xác định như sau:

• Đối với cá nhân ủy quyền cho đơn vị trả lương quyết toán thuế: Hạn cuối là ngày 31/3/2025.
• Đối với cá nhân có từ hai nguồn thu nhập trở lên và tự quyết toán thuế: Hạn cuối là ngày 5/5/2025 (do trùng với dịp nghỉ lễ 30/4 và 1/5 nên thời hạn được dời sang ngày làm việc tiếp theo).

Để tránh tình trạng quá tải vào những ngày cuối, cá nhân nên thực hiện quyết toán thuế sớm để đảm bảo thủ tục diễn ra thuận lợi.

Không quyết toán thuế thu nhập cá nhân có sao không?

Nếu thuộc diện phải nộp thêm thuế mà không quyết toán, bạn có thể bị phạt từ 2 - 25 triệu đồng (cá nhân) hoặc 4 - 50 triệu đồng (tổ chức).

Nếu đã nộp thừa mà không quyết toán, bạn không được hoàn thuế hoặc bù trừ vào kỳ sau.

Trường hợp nào cá nhân phải tự quyết toán thuế?

Cá nhân phải tự kê khai quyết toán thuế khi:

• Khi có thuế phải nộp thêm hoặc muốn hoàn thuế, bù trừ thuế thừa.
• Là người nước ngoài kết thúc hợp đồng lao động tại Việt Nam.
• Người thuộc diện xét giảm thuế do thiên tai, bệnh hiểm nghèo,...

Cá nhân có thu nhập 2 nơi quyết toán thế nào?

Nếu cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tại 2 nơi trở lên, việc quyết toán thuế sẽ tùy vào từng trường hợp:

Trường hợp 1: Có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và thu nhập vãng lai (dưới 10 triệu đồng/tháng) đã bị khấu trừ thuế 10%. Nếu không muốn quyết toán thuế cho thu nhập vãng lai, có thể ủy quyền cho công ty chính (công ty ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên) thực hiện quyết toán. Nếu muốn quyết toán thuế cho thu nhập vãng lai, có thể tự quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế.

Trường hợp 2: Có hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên và thu nhập vãng lai nhưng chưa khấu trừ thuế, trường hợp này bắt buộc phải tự quyết toán với cơ quan thuế. Tổ chức trả thu nhập có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế cho nhân viên nếu được ủy quyền, dù có phát sinh khấu trừ thuế hay không.

Quyết toán thuế TNCN bao lâu thì nhận được tiền hoàn thuế nếu thừa?

Quy định về thời hạn giải quyết hồ sơ hoàn thuế như sau::

• 6 ngày làm việc nếu thuộc diện hoàn thuế trước, kiểm tra sau.
• 40 ngày làm việc nếu thuộc diện kiểm tra trước, hoàn thuế sau.

Chậm nộp quyết toán thuế bị phạt thế nào?

Cá nhân, tổ chức chậm nộp hồ sơ khai thuế sẽ bị phạt tuy theo mức độ và số ngày chậm, cụ thể như sau:

• Chậm từ 1 - 5 ngày: Cảnh cáo (nếu có tình tiết giảm nhẹ).
• Chậm từ 1 - 30 ngày: Phạt 2 - 5 triệu đồng.
• Chậm từ 31 - 60 ngày: Phạt 5 - 8 triệu đồng.
• Chậm trên 60 ngày: Phạt 8 - 25 triệu đồng.

Ngoài tiền phạt, người nộp thuế còn phải đóng đủ tiền thuế và tiền chậm nộp. Cá nhân vi phạm bị phạt bằng 1/2 mức phạt của tổ chức.

Trên đây, TOPI đã tổng hợp tất cả những thông tin về quyết toán thuế online, hy vọng có thể giúp bạn tự kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân tại nhà thuận lợi, đúng hạn.