Việc có một kế hoạch dự phòng vững chắc sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp chuẩn bị trước và đối phó với mọi tình huống tiêu cực. Bất kỳ kế hoạch kinh doanh, vận hành nào cũng cần có một phương án dự phòng trong trường hợp kế hoạch chính sụp đổ.
Kế hoạch dự phòng là gì?
Kế hoạch dự phòng (tiếng Anh là: Contingency Plan), hay còn gọi là kế hoạch B, kế hoạch phòng ngừa rủi ro, là một chiến lược được chuẩn bị sẵn sàng để thực hiện khi một sự kiện bất ngờ hoặc rủi ro tiềm ẩn xảy ra, làm gián đoạn hoặc đe dọa đến hoạt động, mục tiêu hoặc kết quả mong muốn ban đầu.
Về bản chất, kế hoạch dự phòng không phải là kế hoạch chính (kế hoạch A), mà là một phương án thay thế, một "lưới an toàn" nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực của các sự kiện không mong muốn hay khi kế hoạch A sụp đổ.
Kế hoạch dự phòng vô cùng quan trọng nhưng dễ bị xem nhẹ
Mục đích chính khi xây dựng kế hoạch B là:
- Đảm bảo tính liên tục của hoạt động (Business Continuity).
- Giảm thiểu tổn thất (về tài chính, thời gian, uy tín, tài nguyên...).
- Khôi phục lại trạng thái bình thường một cách nhanh chóng và hiệu quả.
- Tăng cường khả năng phục hồi (Resilience) của tổ chức/dự án/cá nhân trước các biến động.
Tại sao mọi cá nhân và doanh nghiệp đều cần phương án dự phòng?
Quản lý rủi ro dự án cũng giống như việc bạn chuẩn bị cho những va chạm nhỏ trên đường đi, những sự cố lặt vặt có thể xảy ra trong một công việc cụ thể. Bạn xác định chúng sớm, theo dõi chúng sát sao, và có sẵn một kế hoạch nhỏ để xử lý, giải quyết trước khi chúng kịp lớn chuyện. Phương án dự phòng giúp đảm bảo rằng dù điều gì bất ngờ xảy ra, doanh nghiệp hoặc cá nhân vẫn có thể đi đúng hướng và hoạt động trôi chảy.
Dưới đây là những lợi ích quan trọng khi có kế hoạch B cho mọi công việc:
- Kế hoạch dự phòng giúp tránh rủi ro hoặc giảm thiệt hại khi rủi ro ập đến, bảo vệ tài sản, giữ gìn danh tiếng và duy trì các hoạt động quan trọng khỏi bị gián đoạn nặng nề.
- Khi có sự cố lớn xảy ra, kế hoạch dự phòng giúp cá nhân, doanh nghiệp duy trì hoạt động và phục hồi nhanh chóng, giảm thiểu tổn thất về doanh thu và uy tín.
- Kế hoạch B giúp bạn luôn ở thế chủ động, chuẩn bị tốt hơn cho mọi tình huống bất ngờ và phản ứng hiệu quả hơn, giảm thiểu thiệt hại và tránh được sự lúng túng khi khủng hoảng ập đến.
- Để lập phương án dự phòng, cần xác định sớm các rủi ro tiềm ẩn và giải pháp khắc phục.
- Một kế hoạch dự phòng tốt sẽ bao gồm các biện pháp cụ thể để bảo vệ những thứ thiết yếu nhất, như: Đảm bảo thông tin quan trọng không bị mất do lỗi kỹ thuật, tấn công mạng hay thiên tai, có sẵn phương án để nhanh chóng đứng dậy sau những sự kiện nghiêm trọng như động đất, lũ lụt, hay hỏa hoạn. Đảm bảo có người có thể lắp vào các vị trí quan trọng nếu nhân viên chủ chốt không may vắng mặt. Xây dựng hàng rào bảo vệ vững chắc chống lại các cuộc tấn công trực tuyến và biết cách phục hồi nếu bị xâm nhập.
Trong một thế giới đầy biến động và bất ngờ, việc có một kế hoạch dự phòng không chỉ là sự chuẩn bị, mà còn là một khoản đầu tư thông minh để bảo vệ bản thân, tài sản và tương lai của mọi cá nhân và doanh nghiệp.
Tình huống phức tạp đòi hỏi nhiều phương án dự phòng
Ví dụ về kế hoạch dự phòng (phương án B)
Ví dụ về phương án dự phòng trong hoạt động kinh doanh
Phương án dự phòng trong hoạt động kinh doanh tập trung vào các quy trình và giải pháp khi gặp các sự cố như tìm kiếm nhà cung cấp thay thế, dự trữ nguyên vật liệu hoặc thành phẩm để không bị gián đoạn chuỗi cung ứng, có quy trình đào tạo chéo, chuẩn bị người thay thế tạm thời hoặc mô tả công việc rõ ràng để bất kỳ ai cũng có thể tiếp quản khi nhân viên chủ chốt không có mặt, thiết lập hệ thống sao lưu dữ liệu thường xuyên, kế hoạch phục hồi hệ thống và quy trình thông báo khách hàng, đối tác bị ảnh hưởng, chuẩn bị sẵn thông cáo báo chí, kịch bản trả lời phỏng vấn hoặc hướng dẫn nội bộ để nhân viên biết cách ứng xử khi có khủng hoảng truyền thông, lập quỹ dự phòng khẩn cấp, tìm kiếm hạn mức tín dụng dự phòng hoặc đa dạng hóa nguồn doanh thu.
Lập kế hoạch kinh doanh: 9 bước để thành công bền vững
Ví dụ về phương án dự phòng chuỗi cung ứng
Kế hoạch dự phòng chuỗi cung ứng cũng vô cùng quan trọng, đặc biệt là đối với các đơn vị sản xuất, công ty bán lẻ, nhà cung cấp dịch vụ. Chẳng hạn như cần đa dạng hóa nhà cung cấp để giảm rủi ro khi có sự cố từ một bên, duy trì một lượng hàng tồn kho an toàn ở nhiều địa điểm để ứng phó với sự chậm trễ hoặc thiếu hụt, áp dụng các hệ thống theo dõi và dự báo để sớm phát hiện các vấn đề tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng, chuẩn bị các phương án vận chuyển khác (đường bộ, đường sắt, đường biển, đường hàng không) khi phương án chính bị ảnh hưởng..
Ví dụ về kế hoạch dự phòng trước thảm họa
Kế hoạch ứng phó với thảm họa cũng rất cần thiết mặc dù khả năng động đất mạnh, lũ lụt nghiêm trọng hay hỏa hoạn rất hiếm xảy ra. Chính phủ và doanh nghiệp ở những khu vực dễ xảy ra động đất, lũ lụt, sạt lở hay thời điểm mùa khô dễ cháy thường có những phương án chuẩn bị trước thảm họa như thiết lập lối thoát hiểm, điểm tập trung an toàn và quy trình sơ tán rõ ràng cho nhân viên và khách hàng, di dời thiết bị quan trọng, gia cố cấu trúc tòa nhà hoặc trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, theo dõi các bản tin thời tiết, cảnh báo thiên tai để chủ động chuẩn bị và lên kế hoạch khôi phục hoạt động kinh doanh, sửa chữa cơ sở vật chất và hỗ trợ nhân viên sau sự cố.
Ví dụ về kế hoạch dự phòng về công nghệ
Trong thời đại số hóa, mọi doanh nghiệp đều cần kế hoạch dự phòng công nghệ, đặc biệt là những ngành phụ thuộc nhiều vào công nghệ như bán hàng trực tuyến hay giao hàng qua ứng dụng. Doanh nghiệp cần sao lưu dữ liệu định kỳ và có quy trình rõ ràng để khôi phục hệ thống và dữ liệu khi có sự cố phần cứng, phần mềm hoặc tấn công mạng, sử dụng các máy chủ, mạng hoặc nguồn điện dự phòng để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động ngay cả khi một phần bị lỗi, xây dựng quy trình phát hiện, ngăn chặn, xử lý và phục hồi sau các cuộc tấn công mạng như virus, mã độc tống tiền (ransomware) hoặc xâm nhập trái phép và có sẵn phương án chuyển đổi sang nhà cung cấp dịch vụ điện toán đám mây hoặc mạng khác nếu nhà cung cấp hiện tại gặp sự cố.
Ví dụ về kế hoạch ứng phó trước đại dịch
Đại dịch COVID-19 đã chứng minh tầm quan trọng của kế hoạch dự phòng cho các tình huống y tế khẩn cấp. Các công ty giờ đây cần có phương án ứng phó để duy trì hoạt động và bảo vệ nhân viên như: Triển khai các chính sách làm việc từ xa hoặc chia ca làm việc để giảm thiểu tiếp xúc, cung cấp thông tin y tế, trang bị vật tư bảo hộ, hoặc thiết lập quy trình kiểm tra sức khỏe định kỳ, thay đổi cách thức phục vụ khách hàng, giao hàng hoặc sản xuất để phù hợp với các quy định về giãn cách xã hội, duy trì thông tin liên lạc rõ ràng và thường xuyên với nhân viên về các biện pháp phòng ngừa và chính sách của công ty.
Xây dựng kế hoạch dự phòng cần dựa vào rủi ro
Các bước xây dựng kế hoạch dự phòng hiệu quả
Phương án B có thể tạo ra sự khác biệt lớn khi mọi thứ trở nên tồi tệ hay khi kế hoạch A sụp đổ, giúp doanh nghiệp của bạn luôn sẵn sàng cho mọi tình huống, từ những trục trặc nhỏ trong hoạt động đến những gián đoạn quy mô lớn. Cho dù bạn đang đối mặt với các mối đe dọa an ninh mạng hay vấn đề về chuỗi cung ứng, việc làm theo các bước dưới đây sẽ giúp bạn luôn đi trước một bước và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động không mong muốn.
Xác định các rủi ro tiềm ẩn
Bước đầu tiên là liệt kê tất cả các sự kiện có thể xảy ra và gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của bạn. Bạn không thể chuẩn bị cho một điều gì đó nếu bạn không biết rõ mình đang chuẩn bị cho cái gì.
Hãy mời các nhà quản lý, trưởng nhóm, và các chuyên gia từ tất cả các phòng ban tham gia vào quá trình này. Sự tham gia của đa dạng các bộ phận sẽ đảm bảo bạn đang chuẩn bị cho toàn bộ doanh nghiệp, chứ không chỉ riêng một nhóm hay phòng ban nào. Tiếp theo, hãy cùng nhau suy nghĩ về những yếu tố tiềm năng có thể tác động tiêu cực đến doanh nghiệp hoặc dự án sắp tới của bạn.
Đánh giá mức độ nghiêm trọng của rủi ro
Sau khi có danh sách các rủi ro, bạn cần xác định xác suất xảy ra và mức độ tác động của từng rủi ro đó. Điều này giúp bạn ưu tiên nguồn lực để xử lý những vấn đề quan trọng nhất.
- Sắp xếp rủi ro theo tác động: Dù bạn có thể chuẩn bị cho một trận hỏa hoạn, nhưng nếu khu vực của bạn hiếm khi xảy ra thì bạn nên tạm gác lại và tập trung nhiều hơn vào những sự cố có khả năng xảy ra cao hơn và gây thiệt hại lớn hơn.
- Xác định khả năng xảy ra: Đánh giá mức độ thường xuyên hoặc khả năng một rủi ro cụ thể sẽ trở thành hiện thực.
Lập kế hoạch chi tiết và xác định nguồn lực
Bây giờ là lúc lập kế hoạch chi tiết cho từng tình huống, bao gồm các bước cụ thể cần thực hiện và các nguồn lực cần thiết.
- Liệt kê các nguồn lực quan trọng: Lập danh sách tất cả các tài nguyên mà công ty có thể sử dụng trong thời gian xảy ra sự cố. Nguồn lực có thể bao gồm nhân sự, công cụ, phần mềm, thiết bị, hoặc số liên hệ khẩn cấp.
- Ưu tiên nguồn lực: Sắp xếp danh sách nguồn lực này theo thứ tự quan trọng để đảm bảo những gì thiết yếu nhất được ưu tiên hàng đầu.
Xây dựng kế hoạch dự phòng cụ thể cho từng kịch bản
Đối với mỗi rủi ro đã được ưu tiên, hãy bắt đầu tạo các kế hoạch dự phòng (phương án thay thế). Hãy nhớ rằng, những rủi ro khác nhau sẽ đòi hỏi những phương án dự phòng khác nhau.
- Tập trung vào giảm thiểu tổn thất để giảm thiểu thiệt hại khi sự cố xảy ra.
- Hướng dẫn cụ thể, từng bước về những việc cần làm trong trường hợp sự kiện đã xảy ra và cách xử lý tình huống đó.
- Thông tin liên hệ: Bao gồm thông tin về các nhân sự chủ chốt cần liên hệ, kèm theo thông tin liên lạc của họ.
- Đảm bảo khả năng tiếp cận: Khi đã lập xong các kế hoạch dự phòng, hãy đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan quan trọng đều có thể dễ dàng truy cập chúng. Bạn có thể lưu trữ các kế hoạch này trong hệ thống quản lý tài liệu và đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền truy cập.
Kế hoạch B sẽ đảm bảo thành công khi kế hoạch A thất bại
Kiểm tra và cập nhật kế hoạch thường xuyên
Kế hoạch dự phòng không phải là một tài liệu tĩnh; nó cần được thường xuyên rà soát và điều chỉnh để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với tình hình hiện tại.
- Rà soát định kỳ: Một kế hoạch dự phòng tốt là một kế hoạch được liên tục xem xét lại. Điều này cho phép các nhà quản lý thực hiện những thay đổi thích hợp khi cần thiết.
- Cập nhật khi có thay đổi: Khi có nhân viên mới, phần mềm mới, quy trình mới hoặc cách thức kinh doanh mới, kế hoạch dự phòng của bạn phải được cập nhật để phản ánh đúng tình trạng và đảm bảo tính hiệu lực.
Việc chuẩn bị tốt cho các tình huống bất ngờ thông qua một kế hoạch dự phòng mạnh mẽ là một phần quan trọng của quản lý rủi ro và đảm bảo tính liên tục trong kinh doanh. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể giảm thiểu tác động tiêu cực và đảm bảo sự ổn định cho tổ chức của mình.
Những sai lầm khi lập phương án dự phòng và cách tránh
Thiếu sự ủng hộ từ cấp quản lý
Việc xây dựng một kế hoạch dự phòng đòi hỏi rất nhiều nỗ lực và nguồn lực. Nếu không có sự ủng hộ và cam kết từ ban lãnh đạo hoặc ban điều hành ngay từ đầu, kế hoạch rất dễ bị trì hoãn hoặc không được triển khai đầy đủ. Hãy đảm bảo bạn liên tục cập nhật thông tin cho các nhà tài trợ, giúp họ nắm rõ những rủi ro chính và xây dựng niềm tin vào kế hoạch hành động của bạn.
Định kiến "Kế hoạch A sẽ luôn thành công"
Một số nhóm hoặc cá nhân thường có xu hướng chống lại việc lập kế hoạch dự phòng, bởi họ tin rằng "Kế hoạch A" (kế hoạch chính) sẽ luôn hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, đây là một suy nghĩ đầy rủi ro. Việc có một "Kế hoạch B" giống như việc bạn kiểm tra dự báo thời tiết trước khi ra khơi vậy, thà chuẩn bị sẵn sàng còn hơn phải hối tiếc khi đối mặt với một sự kiện bất ngờ hoặc tiêu cực. Rủi ro là điều khó tránh khỏi, và một kế hoạch dự phòng chính là "tấm lưới an toàn" cần thiết để bảo vệ hoạt động kinh doanh của bạn.
Cần đồng lòng và ủng hộ để kế hoạch dự phòng phát huy hiệu quả
Câu hỏi thường gặp về kế hoạch dự phòng
Kế hoạch dự phòng có phải chỉ cần lập một lần là xong?
Không. Lập kế hoạch dự phòng không phải là công việc một lần. Việc xem xét và cập nhật thường xuyên giúp kế hoạch luôn phù hợp và sẵn sàng đối phó với những thách thức mới.
Nên xây dựng bao nhiêu phương án dự phòng?
Không cần thiết phải có quá nhiều kế hoạch dự phòng. Bạn nên tập trung xây dựng Kế hoạch B cho các rủi ro quan trọng nhất (khả năng xảy ra cao và tác động nghiêm trọng). Chỉ khi rủi ro cực kỳ lớn và có nhiều kịch bản phức tạp, bạn mới cần cân nhắc thêm kế hoach C, D..
Doanh nghiệp nên đưa những rủi ro lớn nhất nào vào kế hoạch dự phòng?
Những rủi ro lớn nhất cần đưa vào kế hoạch dự phòng thường là: bất ổn tài chính, gián đoạn chuỗi cung ứng, thay đổi quy định, mối đe dọa an ninh mạng và thiên tai. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét các rủi ro như mất khách hàng quan trọng, suy thoái thị trường, và thất bại trong hoạt động để luôn chủ động ứng phó.
Các thành phần chính của một kế hoạch dự phòng là gì?
Một kế hoạch dự phòng hiệu quả cần có các thành phần chính sau:
- Xác định các mối đe dọa tiềm ẩn và đánh giá mức độ rủi ro.
- Phác thảo các bước hành động cụ thể để giảm thiểu tác động.
- Phân công rõ ràng nhiệm vụ cho từng bên liên quan.
- Thiết lập kênh liên lạc rõ ràng để phản ứng nhanh chóng.
- Các bước để khôi phục hoạt động sau sự cố.
Cần xem xét và thay đổi kế hoạch dự phòng bao lâu một lần?
Ít nhất một hoặc hai lần mỗi năm hoặc khi thay đổi quy trình làm việc, tuyển nhân sự mới, hoặc môi trường kinh doanh thay đổi… cần phải đánh giá lại kế hoạch dự phòng và cập nhật lại theo những thay đổi đó. Việc này giúp kế hoạch luôn phù hợp và hiệu quả.
Làm thế nào để đánh giá hiệu quả của kế hoạch dự phòng?
Bạn có thể kiểm tra hiệu quả của kế hoạch dự phòng bằng cách tiến hành các buổi diễn tập thường xuyên, bài tập tình huống (tabletop exercises) hoặc mô phỏng. Việc kiểm tra này giúp bạn:
- Xác định lỗ hổng trong kế hoạch.
- Cải thiện thời gian phản ứng của nhóm.
- Đảm bảo tất cả các bên liên quan quen thuộc với vai trò của họ khi có tình huống khẩn cấp.
rong bối cảnh môi trường kinh doanh và cuộc sống luôn tiềm ẩn những bất ngờ, việc chuẩn bị một kế hoạch dự phòng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn cho mọi cá nhân và doanh nghiệp. Kế hoạch dự phòng không chỉ là "Kế hoạch B" đơn thuần; đó là sự chuẩn bị chu đáo để giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tính liên tục của hoạt động và nhanh chóng phục hồi sau mọi biến cố.
Để tìm hiểu sâu hơn về cách quản lý rủi ro và xây dựng các kế hoạch tài chính vững chắc, bạn có thể tham khảo thêm thông tin từ TOPI, một nguồn tài nguyên đáng tin cậy giúp bạn đưa ra những quyết định thông minh cho tương lai tài chính của mình.
