Chi phí vận hành là gì? Làm thế nào tối ưu chi phí vận hành?

Chi phí vận hành là chi phí quan trọng giúp một doanh nghiệp hoạt động trơn tru, nó bao gồm nhiều khoản chi khác nhau. Hiểu rõ cấu tạo, cách tính của chi phí vận hành sẽ giúp bạn tối ưu chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, từ đó nâng cao lợi nhuận.

Khái niệm chi phí vận hành

Chi phí vận hành (tiếng Anh là Operating Cost) là tổng hợp tất cả các khoản chi tiêu cần thiết để duy trì hoạt động thường ngày của một doanh nghiệp. Nó bao gồm cả:

• Chi phí cố định: những khoản chi không thay đổi theo sản lượng, như tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên cơ bản, phí phần mềm.
• Chi phí biến đổi: những khoản chi thay đổi tùy theo hoạt động sản xuất – kinh doanh, như nguyên vật liệu, điện nước, hay chi phí vận chuyển.

Đây là chìa khóa để doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả tài chính, tối ưu hóa ngân sách và nâng cao lợi nhuận.

Chi phí vận hành quán cà phê hoặc doanh nghiệp có sự khác biệt

Ví dụ: Chi phí vận hành một quán cà phê trong một tháng sẽ bao gồm: Tiền thuê cửa hàng, trả lương nhân viên phục vụ, khấu hao máy pha cà phê, chi phí internet và phần mềm quản lý, chi phí mua nguyên liệu (cà phê, sữa, đường, ly giấy) tăng theo số lượng bán ra, chi phí điện, nước tăng khi đông khách, chi phí vận chuyển nguyên liệu….

Chi phí tài chính là gì? Các khoản chi phí tài chính bạn cần biết

Chi phí chìm là gì? Ảnh hưởng và cách khắc phục hiệu quả

Cấu tạo của chi phí vận hành

Chi phí vận hành là bức tranh tài chính toàn diện cho thấy doanh nghiệp cần chi ra bao nhiêu để vận hành trơn tru mỗi ngày. Việc nắm rõ và phân loại đúng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch ngân sách hiệu quả, tính toán giá bán hợp lý và kiểm soát chi phí tốt hơn để nâng cao lợi nhuận. Chi phí vận hành được chia làm 2 nhóm chính là chi phí cố định và chi phí biến đổi, tùy theo tính chất phát sinh và mức độ thay đổi theo hoạt động kinh doanh.

Chi phí vận hành cố định

Đây là những khoản chi không thay đổi nhiều theo sản lượng sản xuất hoặc doanh số, tức dù bán được nhiều hay ít thì doanh nghiệp vẫn phải chi trả. Bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng: Chi phí thuê (có thể cả trang trí, cải tạo) văn phòng, cửa hàng, nhà xưởng.
  Lương nhân viên cố định: Gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, hỗ trợ ăn trưa, xăng xe, gửi xe,...
• Khấu hao tài sản cố định: Chi phí phân bổ dần theo thời gian cho máy móc, thiết bị, tài sản hữu hình phục vụ sản xuất – kinh doanh.
  Chi phí bảo trì định kỳ: Bảo trì máy móc, thiết bị, hệ thống CNTT, cơ sở vật chất,...
  Chi phí quản lý văn phòng: Bao gồm điện thoại, internet, phần mềm, văn phòng phẩm,…
• Bảo hiểm: Chi phí mua bảo hiểm cho tài sản, máy móc, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho người lao động.
• Thuế và lệ phí cố định: Như thuế tài sản, phí cấp phép kinh doanh,…

Chi phí vận hành gồm loại cố định và biến đổi

Chi phí vận hành biến đổi

Khác với chi phí cố định, các khoản chi này tăng giảm tùy theo mức độ sản xuất, số lượng đơn hàng hoặc quy mô hoạt động thực tế. Bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu: Gồm toàn bộ chi phí mua nguyên liệu chính – phụ để sản xuất sản phẩm hoặc hàng hóa.
• Chi phí vận chuyển: Chi phí giao nhận hàng hóa, vận chuyển nguyên liệu hoặc giao sản phẩm đến tay khách hàng.
• Chi phí tiện ích (điện, nước, gas): Thay đổi theo mức độ hoạt động và sử dụng thực tế.
• Chi phí R&D (nghiên cứu và phát triển): Dành cho việc tạo ra sản phẩm mới, cải tiến quy trình hay dịch vụ hiện tại.
• Chi phí chăm sóc khách hàng: Dịch vụ sau bán hàng như bảo hành, sửa chữa, hỗ trợ kỹ thuật,...
• Chi phí thuê ngoài: Chi cho các dịch vụ bên ngoài như tư vấn, luật sư, kiểm toán, gia công,…

Vai trò của chi phí vận hành đối với doanh nghiệp

Chi phí vận hành không chỉ là những con số cần ghi chép và thanh toán, mà còn là “xương sống” giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định mỗi ngày. Quản lý tốt chi phí vận hành là một trong những yếu tố then chốt để doanh nghiệp tồn tại, phát triển và tăng trưởng lợi nhuận bền vững. Cụ thể:

Chi phí vận hành giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động trơn tru

• Chi phí vận hành là nguồn tài chính giúp doanh nghiệp duy trì các hoạt động hàng ngày: từ sản xuất – kinh doanh, bán hàng, chăm sóc khách hàng cho đến các hoạt động hành chính, quản trị. Không có chi phí vận hành, cả bộ máy doanh nghiệp sẽ đình trệ.
• Chi phí vận hành chính là một phần cấu thành nên giá bán sản phẩm hoặc dịch vụ. Doanh nghiệp có chi phí vận hành hợp lý sẽ có lợi thế trong việc đưa ra mức giá cạnh tranh hơn, từ đó thu hút khách hàng và nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.
• Khi kiểm soát tốt chi phí vận hành, doanh nghiệp sẽ dễ dàng phát hiện ra các khoản chi chưa hợp lý, cắt giảm những phần không cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động. Nhờ đó, tỷ lệ lợi nhuận ròng được cải thiện đáng kể.
• Báo cáo chi phí vận hành là một công cụ quan trọng để nhà quản lý xây dựng kế hoạch tài chính – ngân sách cho từng tháng, quý hoặc năm. Từ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, dự đoán chi phí, và đưa ra các chiến lược đầu tư, mở rộng hợp lý.

Cách tính chi phí vận hành doanh nghiệp chính xác

Công thức tính chi phí vận hành khá đơn giản và dễ áp dụng:

Chi phí vận hành = Chi phí cố định + Chi phí biến đổi

Ví dụ: Giả sử một công ty sản xuất có các khoản chi phí trong tháng như sau:

• Tiền thuê nhà xưởng: 50 triệu VNĐ
• Lương nhân sự: 100 triệu VNĐ
• Nguyên vật liệu: 70 triệu VNĐ
• Điện nước: 10 triệu VNĐ

Khi đó, Tổng chi phí vận hành = 50 + 100 + 70 + 10 = 230 triệu VNĐ/tháng

Cần cân đối giữa chi phí vận hành với chất lượng và lợi nhuận

Nếu bạn mới khởi nghiệp hoặc đang tự vận hành doanh nghiệp, hãy tập thói quen theo dõi chi phí vận hành đều đặn hằng tháng để kiểm soát tài chính tốt đồng thời sớm phát hiện “lỗ hổng chi tiêu” để điều chỉnh kịp thời. Để tính toán và quản lý các chi phí vận hành có khá nhiều lựa chọn:

• Excel, Google Sheets: Phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ hoặc startup muốn tự theo dõi chi phí bằng bảng tính đơn giản, dễ tùy chỉnh.
• Phần mềm kế toán chuyên dụng như MISA, QuickBooks, Fast Accounting: Tự động hóa việc ghi nhận và phân loại chi phí, dễ dàng tổng hợp báo cáo và phân tích xu hướng.

So sánh chi phí vận hành giữa các ngành nghề

Chi phí vận hành có thể khác biệt rõ rệt tùy thuộc vào đặc điểm của từng ngành. Việc hiểu rõ cấu trúc chi phí trong từng lĩnh vực không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả hơn, mà còn là cơ sở để tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao lợi nhuận.

• Ngành sản xuất: Chi phí lớn, quản lý phức tạp do đặc thù cần đầu tư nguyên vật liệu đầu vào, mua máy móc thiết bị, khấu hao và bảo trì, thuê nhân công trực tiếp và gián tiếp
• Ngành bán lẻ: Chi phí phân tán, phụ thuộc mặt bằng và hàng hóa, chi phí kho vận và logistics, bao gồm lưu trữ, vận chuyển, xử lý đơn hàng, nhân sự bán và chăm sóc khách hàng.
• Ngành dịch vụ: Chi phí nhân sự khá cao, đặc biệt là những ngành dịch vụ cao cấp, phụ thuộc nhiều vào chuyên môn nhân viên. Ngoài ra, chi phí marketing thu hút khách hàng và xây dựng thương hiệu, chi phí công nghệ áp dụng vào các nền tảng vận hành, chăm sóc khách hàng cũng tương đối cao.

Mỗi ngành nghề có cơ cấu các loại phí vận hành khác nhau

Phương pháp tối ưu chi phí vận hành trong doanh nghiệp

Chi phí vận hành chính là “máu” nuôi sống hoạt động doanh nghiệp hàng ngày. Nhưng nếu không biết cách quản lý, những khoản chi này có thể “ngốn” tài nguyên quá mức và làm giảm lợi nhuận. Dưới đây là những bí kíp cực kỳ hữu ích cho doanh nghiệp:

Cắt giảm các chi phí không cần thiết

Hãy thường xuyên rà soát các khoản chi tiêu để “lọc” ra những khoản dư thừa hoặc chưa thực sự cần thiết. Chẳng hạn, nếu mô hình làm việc từ xa phù hợp, bạn có thể giảm bớt chi phí thuê văn phòng, giảm chi phí điện nước, văn phòng phẩm…

Ứng dụng công nghệ để giảm chi phí

Công nghệ chính là “chìa khóa vàng” giúp tự động hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp để theo dõi tài chính, nhân sự và vận hành hiệu quả hơn, áp dụng AI và phân tích dữ liệu lớn để tối ưu chi phí marketing và hoạt động kinh doanh.

Đàm phán với nhà cung cấp

Thay vì chấp nhận mức giá ngay từ đầu, hãy chủ động thương lượng để được mức giá tốt hơn hoặc ưu đãi về chiết khấu. Đặc biệt, hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp uy tín cũng giúp bạn có được nhiều lợi ích về giá và dịch vụ.

Tăng hiệu suất lao động

Đào tạo nhân viên nâng cao kỹ năng giúp giảm sai sót, tăng năng suất làm việc. Sử dụng công cụ làm việc nhóm như Trello, Slack giúp tối ưu giao tiếp và quản lý công việc, tiết kiệm thời gian lẫn chi phí vận hành.

Giảm chi phí vận hành hợp lý giúp tăng lợi nhuận

Một số cách tối ưu chi phí vận hành cụ thể trong doanh nghiệp

Tối ưu chi phí nhân sự

• Tuyển dụng kỹ càng, chọn đúng người phù hợp với văn hóa công ty để giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng hiệu quả làm việc.
• Đào tạo nội bộ hoặc hợp tác với các đơn vị đào tạo bên ngoài để nâng cao trình độ nhân viên.
• Dùng phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi hiệu suất, tự động hóa các quy trình tính lương, thưởng.

Tối ưu chi phí sản xuất

• Đa dạng hóa nguồn nguyên liệu, tìm kiếm nhà cung cấp giá tốt và đàm phán chiết khấu.
• Cải tiến dây chuyền sản xuất bằng máy móc hiện đại, tự động hóa để giảm thời gian và hao phí.
• Quản lý kho hàng khoa học, giảm thất thoát và kiểm soát hàng tồn hiệu quả.

Loại bỏ chi phí vận hành không cần thiết

• Rà soát kỹ lưỡng các khoản chi, xác định rõ đâu là chi phí bắt buộc, đâu là chi phí có thể cắt giảm.
• Cắt giảm các chi phí dịch vụ không cần thiết, nguyên liệu dư thừa không ảnh hưởng đến sản xuất, hoặc nhân sự không mang lại hiệu quả.

Tạo ra nhiều nguồn doanh thu mới

Đừng chỉ dựa vào một sản phẩm hay thị trường duy nhất. Hãy đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thị trường để có thêm nhiều nguồn thu, giúp doanh nghiệp vững vàng hơn về tài chính.

Quản lý chi phí vận hành một cách thông minh chính là chìa khóa để doanh nghiệp không chỉ duy trì hoạt động mà còn phát triển bền vững. Khi biết cách cắt giảm những chi phí lãng phí và tập trung đầu tư đúng hướng, doanh nghiệp sẽ có sức khỏe tài chính vững mạnh và cơ hội tăng trưởng vượt bậc. Hy vọng bài viết từ TOPI có thể giúp bạn hiểu rõ về chi phí vận hành cũng như có biện pháp tối ưu chi phí để nâng cao lợi nhuận.