Việc trích lập dự phòng đối với doanh nghiệp cũng quan trọng tương tự như lập quỹ dự phòng khẩn cấp đối với cá nhân. Trích lập dự phòng là một việc làm cần thiết để đảm bảo tính trung thực và hợp lý trong báo cáo tài chính đồng thời giúp doanh nghiệp có thể dự phòng cho những khoản chi phí, khoản lỗ có thể xảy ra trong tương lai, giúp hoạt động ổn định và lâu dài.
1. Trích lập dự phòng là gì?
Trích lập dự phòng là việc doanh nghiệp chủ động trích một khoản tiền từ lợi nhuận sau thuế nhằm dự phòng những chi phí, bù đắp những tổn thất có thể xảy ra trong tương lai.
Quỹ dự phòng dùng cho mục đích bù đắp những khoản nợ khó đòi, khoản lỗ đến hạn của doanh nghiệp. Để việc sử dụng quỹ dự phòng hiệu quả, đúng mục đích và dễ kiểm soát, doanh nghiệp sẽ trích lập riêng cho từng nhóm đối tượng, theo từng mục đích cụ thể.
Quốc gia, doanh nghiệp, gia đình, cá nhân đều cần trích lập quỹ dự phòng
Mặc dù không thể tính toán chính xác mức độ thiệt hại từ các rủi ro trong tương lai nhưng việc trích lập dự phòng sẽ giúp giải quyết phần nào hậu quả nếu những rủi ro đó thực sự xảy ra.
Có nhiều cấp độ quỹ dự phòng: Cao nhất là cấp quốc gia, cấp doanh nghiệp, thấp nhất là cấp cá nhân và gia đình.
2. Mục đích của việc trích lập dự phòng
Việc sử dụng một phần lợi nhuận để trích lập quỹ dự phòng giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính bù đắp vào những tổn thất, rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
Quỹ dự phòng đảm bảo rằng công ty phản ánh chính xác giá trị của báo cáo tài chính (ví dụ: các khoản phải thu của khách hàng, hàng tồn kho, khoản đầu tư tài chính,…) thấp hơn giá trị doanh nghiệp có thể thu hồi lại của khoản mục đó.
Doanh nghiệp cần trích lập quỹ dự phòng rủi ro trong tương lai
Mục đích của việc trích lập quỹ dự phòng của một quốc gia, một doanh nghiệp hay một gia đình, cá nhân cũng tương tự nhau, nó là một khoản để dành, chỉ sử dụng vào đúng mục đích khắc phục rủi ro trong tương lai.
3. Vai trò của trích lập dự phòng
Quỹ dự phòng có vai trò giúp doanh nghiệp có nguồn tài chính ổn định để trang trải những tổn thất, rủi ro có thể xảy ra trong tương lai.
Công ty phải đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh chính xác giá trị của các khoản mục như: các khoản phải thu khách hàng, hàng tồn kho, đầu tư tài chính,…
Quỹ dự phòng giúp doanh nghiệp bảo toàn vốn kinh doanh. Trong trường hợp công ty gặp rủi ro, tổn thất, thay vì cắt giảm vốn kinh doanh sẵn có thì quỹ dự phòng sẽ phát huy tác dụng để bù đắp tổn thất.
4. Các loại trích lập dự phòng
Có nhiều cấp độ quỹ dự phòng: Cao nhất là cấp quốc gia, cấp doanh nghiệp, thấp nhất là cấp cá nhân và gia đình.
Các loại trích lập dự phòng chia theo cấp độ
Quỹ dự trữ quốc gia (theo cấp độ quốc gia): Được trích lập từ một phần tài sản của Nhà nước phục vụ cho mục đích mang tầm chiến lược, quan trọng của cả đất nước như: Khắc phục hậu quả, thiệt hại do thiên tai; phục vụ cho an ninh, quốc phòng hay các nhiệm vụ quan trọng khác của Nhà nước.
Quỹ dự phòng hoặc dự trữ (Cấp độ doanh nghiệp): Bao gồm Quỹ dự phòng bù đắp cho các khoản nợ khó đòi, Quỹ dự phòng bù đắp vào tổn thất chưa được xử lý.
Ở cấp độ cá nhân hoặc gia đình - đây là các khoản dự trữ trích từ thu nhập của các thành viên trong gia đình hoặc của cá nhân, cũng nhằm dự trù cho các tình huống xấu có thể phát sinh trong tương lai cần một nguồn tài chính nhất định.
Các quỹ dự trữ, dự phòng trong ngân hàng
Trích lập dự phòng của ngân hàng có bản chất tương tự các quỹ trích lập dự phòng khác. Theo Luật các tổ chức tín dụng quy định các ngân hàng và chi nhánh ngân hàng phải lập quỹ dự phòng và duy trì quỹ gồm có:
- Quỹ dự phòng rủi ro (theo Điều 131 Luật các tổ chức tín dụng): Mục đích sử dụng để giải quyết các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Khoản dự phòng này sẽ được hạch toán vào chi phí hoạt động của đơn vị. Nếu số vốn đã bỏ ra để xử lý bằng với khoản dự phòng thì số tiền thu hồi được sẽ tính vào doanh thu.
Quỹ dự phòng được trích lập theo quy định của Luật các tổ chức tín dụng
- Dự phòng rủi ro: Bao gồm dự phòng cụ (dùng để xử lý những rủi ro có thể xảy ra đối với từng khoản nợ cụ thể) và dự phòng chung (dùng để xử lý những rủi ro có thể xảy ra nhưng chưa xác định là rủi ro nào).
- Các loại quỹ dự phòng được quy định tại Điều 139 bao gồm:
Quỹ dự trữ bổ sung vốn điều lệ: Dùng để bổ sung vốn điều lệ, vốn được cấp của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
Quỹ dự phòng tài chính: Để bù đắp những thiệt hại về tài sản phát sinh trong quá trình kinh doanh. Quỹ này được trích lập trong chi phí và sử dụng cho các mục đích khác theo quy định pháp luật.
Các quỹ dự trữ khác như: Quỹ đầu tư phát triển (để mở rộng quy mô kinh doanh, đối mới công nghệ, mua mới các trang thiết bị, bổ sung vốn điều lệ), Quỹ khen thưởng, Quỹ phúc lợi (dùng để dự trữ cho các khoản chi đầu tư xây dựng các công trình phúc lợi, chi cho hoạt động thể thao, văn hoá, trợ cấp cho cán bộ, nhân viên gặp khó khăn…)
Các quỹ trên được hạch toán vào các khoản lợi nhuận sau thuế và không được sử dụng vào mục đích chi trả cổ tức cho cổ đông hoặc phân chia lợi nhuận cho chủ sở hữu hay thành viên góp vốn.
Các quỹ dự phòng đối với doanh nghiệp thông thường
- Trích lập dự phòng hàng tồn kho: Tại thời điểm lập báo cáo, giá gốc hàng hoá ghi trên sổ có thể cao hơn giá trị hiện tại và có giấy chứng minh về giá vốn nhập kho. Mức chênh lệch sẽ được dùng để dự phòng nếu hàng tồn kho bị dư, ảnh hưởng tới dòng tiền của doanh nghiệp.
Ví dụ: Hàng hóa nhập kho từ năm trước nhưng chưa bán hết, sang năm sau sẽ phải bán giá thấp hơn giá trị ghi sổ năm trước, khi đó sẽ dùng khoản dự phòng hàng tồn kho để bù đắp cho phần chênh lệch giữa 2 mức giá.
Cách xác định mức trích lập:
Trích lập dự phòng hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho (Tại thời điểm báo cáo) x giá gốc trong sổ sách – giá trị thuần của hàng hóa đó.
- Trích lập dự phòng tài chính: Nhằm bù đắp cho các rủi ro trong hoạt động đầu tư.
Trích lập dự phòng đầu tư chứng khoán = Giá trị khoản đầu tư chứng khoán đang hạch toán – số lượng chứng khoán doanh nghiệp đang sở hữu (tại thời điểm lập báo cáo) x giá trị thực của chứng khoán trên thị trường
Đối với chứng khoán đã niêm yết trên sàn, giá trị thực tính theo giá đóng cửa tại ngày có quyết định.
Nếu cổ phiếu đã đăng ký giao dịch nhưng chưa niêm yết, giá thực tế sẽ bằng trung bình cộng của giá tham chiếu trong 30 ngày gần nhất.
Công thức tính mức trích lập dự phòng các khoản đầu tư khác:
Trích lập dự phòng đầu tư = Tỷ lệ vốn điều lệ thực của doanh nghiệp tại tổ chức nhận vốn x vốn đầu tư thực tế của các chủ sở hữu tại tổ chức nhận vốn – vốn chủ sở hữu của tổ chức kinh tế nhận góp vốn.
Trong đó vốn đầu tư của các chủ sở hữu và vốn chủ sở hữu của tổ chức nhận góp vốn được xác định theo bảng cân đối kế toán của tổ chức nhận góp vốn.
- Trích lập dự phòng rủi ro hay quỹ dự phòng rủi ro tín dụng là khoản tiền dùng để bù đắp cho những khoản nợ khó đòi. Tỷ lệ trích lập dự phòng cho từng nhóm nợ xấu được tính dựa trên quy định trích lập dự phòng rủi ro tín dụng 493, tỷ lệ trích lập cụ thể cho 5 nhóm nợ như sau:
Nhóm 1: Nợ đủ tiêu chuẩn: r = 0%
Nhóm 2: Nợ cần chú ý (nợ đã quá hạn từ 10 – 90 ngày ): r = 5%
Nhóm 3: Nợ dưới tiêu chuẩn (nợ đã quá hạn từ 91 – 180 ngày ): r = 20%
Nhóm 4: Nợ nghi ngờ (nợ đã quá hạn từ 181 – 360 ngày): r = 50%
Nhóm 5: Nợ có khả năng mất vốn (nợ đã quá hạn 360 ngày ): r = 100%
Công thức tính số tiền dự phòng cụ thể: R= max {0,(A-C)} x r.
Trong đó:
- R là số tiền trích lập dự phòng
- A là số dư nợ gốc của khoản nợ đang tính
- C là giá trị khấu trừ của tài sản thế chấp.
- r là tỷ lệ trích lập dự phòng.
Tỷ lệ trích lập quỹ dự phòng và hạch toán phải tuân thủ theo Luật
- Trích lập dự phòng trợ cấp thôi việc: Dùng để chi trả cho người lao động nghỉ việc hoặc mất việc làm. Quỹ trích dự phòng này chiếm từ 1% đến 3% quỹ lương trích đóng bảo hiểm xã hội của công ty. Nếu quỹ này chưa sử dụng hết thì sẽ được cộng dồn vào năm sau.
5. Những quy định về trích lập dự phòng
Khi trích lập dự phòng phải tuân thủ theo nguyên tắc sau:
Để bù đắp những tổn thất, rủi ro, thiệt hại có thể xảy ra trong kỳ báo cáo năm tiếp theo, những khoản dự phòng được tính vào chi phí sẽ được trừ vào phần thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải thực hiện trích lập dự phòng và tiến hành hoàn nhập trở lại vào thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
Doanh nghiệp cần xây dựng bộ quy chế về quản lý vật tư, hàng hóa, công nợ, danh mục đầu tư nhằm hạn chế rủi ro trong kinh doanh, phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong từng nhiệm vụ cụ thể.
Dự phòng rủi ro không được trích lập cho các khoản đầu tư ra nước ngoài..
Đảm bảo cho giá trị hàng tồn kho và các khoản đầu tư không được cao hơn giá trên thị trường tại thời điểm báo cáo và giá trị của các khoản nợ phải thu không được cao hơn giá trị thu hồi tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
Trên đây là những thông tin TOPI chia sẻ về trích lập dự phòng, hy vọng có thể giúp các bạn hiểu về quỹ này cũng như vai trò quan trọng của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp. Hãy theo dõi thêm những bài viết khác tại TOPI để cập nhật thêm thông tin và kiến thức đầu tư tài chính nhé!
