Từ kiểm tra doanh thu, công nợ đến đối soát đơn hàng, vận chuyển trong thương mại điện tử, quá trình đối soát đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả, tránh thất thoát. Vậy đối soát là gì và quy trình thực hiện ra sao? Vì sao cần đối soát?
Đối soát là gì?
Đối soát (tiếng Anh là Reconciliation) là một khái niệm quen thuộc trong kế toán, chỉ việc đối chiếu, tra soát để kiểm tra tính hợp lý, chính xác, đồng nhất của số liệu kế toán giữa các bên, giữa sổ sách kế toán với các tài liệu, chứng từ liên quan và với tình hình thực tế nhằm phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót, gian lận, đồng thời bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên tham gia.
Đối soát đảm bảo cho thông tin chính xác và minh bạch
Vì sao cần đối soát? Lợi ích của đối soát
Đối soát giúp các doanh nghiệp, công ty, cửa hàng rà soát thông tin chi phí với các bên liên quan, từ đó phát hiện ra sai sót (nếu có) để kịp thời sửa chữa. Nhờ quá trình đối soát mà hoạt động tài chính của doanh nghiệp được minh bạch và chính xác, hiệu quả kinh doanh tăng lên.
Ví dụ, trong ngành viễn thông, các công ty di động có thể đối soát chi phí với nhau, hoặc trong mua sắm online, các bên liên quan sẽ đối soát tiền thu hộ để đảm bảo mọi thứ đều chính xác. Đơn giản hơn, đối soát là quá trình kiểm tra, đối chiếu các loại chi phí, tiền thu hộ, và công nợ giữa các bên để đảm bảo mọi giao dịch diễn ra đúng đắn.
Có bao nhiêu loại đối soát?
Một số loại đối soát phổ biến:
- Đối soát tiền thu hộ: Phổ biến trong kinh doanh online, giúp chủ shop xác nhận rằng họ đã nhận được đúng số tiền thu hộ từ đơn hàng.
- Đối soát chi phí vận chuyển: Đảm bảo chủ shop trả đúng số tiền cho đơn vị vận chuyển.
- Đối soát công nợ: Giúp các bên đảm bảo rằng họ thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán của mình.
Trong thời đại mua sắm online bùng nổ, đối soát đơn hàng, vận chuyển giữa sàn thương mại điện tử (Shoppee, Lazada, Tiki…), đơn vị giao hàng (Giao hàng nhanh - GHN, Giao hàng tiết kiệm - GHTK, Viettel Post, SPX…) và shop bán trên sàn trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Hàng triệu đơn hàng được giao dịch mỗi ngày, kéo theo nhu cầu đối soát giữa sàn thương mại điện tử, đơn vị vận chuyển và người bán ngày càng lớn. Đây không chỉ là bước kiểm tra số liệu mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tránh thất thoát doanh thu.
Việc đối soát rất cần thiết và phổ biến hiện nay
Quy trình đối soát phổ biến hiện nay
Việc đối soát thường được thực hiện định kỳ hoặc theo yêu cầu của một trong các bên khi phát hiện có sai lệch.
Nhìn chung, quy trình đối soát bao gồm các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Xác nhận thông tin giao dịch
Đầu tiên, các bên cần xác nhận thông tin giao dịch một cách rõ ràng, bao gồm số tiền, ngày giao dịch, và các điều khoản liên quan. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin đều chính xác và minh bạch ngay từ đầu.
Bước 2: Kiểm tra tính hợp lệ của giao dịch
Sau khi xác nhận, bước tiếp theo là kiểm tra xem giao dịch có tuân thủ đúng các điều kiện đã thỏa thuận hay không. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào, các bên sẽ yêu cầu sửa chữa hoặc điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.
Bước 3: Thực hiện thanh toán
Khi giao dịch đã được xác nhận và hợp lệ, bước thanh toán sẽ được thực hiện. Thanh toán có thể được thực hiện qua chuyển khoản, tiền mặt hoặc các phương thức thanh toán điện tử, tùy theo thỏa thuận.
Bước 4: Cập nhật lên hệ thống
Cuối cùng, sau khi thanh toán hoàn tất, các tổ chức sẽ cập nhật thông tin giao dịch vào hệ thống để đảm bảo tính chính xác và minh bạch, giúp mọi giao dịch được lưu trữ đầy đủ và dễ dàng kiểm tra.
7 vấn đề thường gặp khi thực hiện đối soát và cách giải quyết
Sai sót trong thông tin giao dịch
Lỗi nhập liệu hoặc hiểu nhầm trong quá trình xác nhận thông tin giao dịch là vấn đề thường gặp. Để giải quyết, các tổ chức tài chính cần kiểm tra và xác nhận lại thông tin giao dịch một cách kỹ lưỡng trước khi thực hiện thanh toán.
Không khớp số tiền
Không khớp số tiền giữa các hệ thống của bên A và bên B có thể do sai sót nhập liệu hoặc thay đổi số tiền trong quá trình giao dịch. Các bên cần kiểm tra lại số liệu và cập nhật chính xác thông tin.
Thời gian đối soát kéo dài
Thời gian đối soát có thể kéo dài vì nhiều lý do như số lượng giao dịch lớn hoặc sự cố kỹ thuật. Để giảm thiểu điều này, các tổ chức tài chính cần cải thiện hệ thống và quy trình làm việc.
Cần đối chiếu và rà soát thông tin của tất cả các bên liên quan
Các bên sử dụng phương thức đối soát khác nhau
Các bên có thể sử dụng phương thức đối soát khác nhau, ví dụ một bên làm trực tuyến, bên kia làm qua email hoặc fax. Điều này có thể gây khó khăn trong việc đồng bộ hóa thông tin. Cần có sự thống nhất về phương thức đối soát giữa các bên.
Phái sinh tranh chấp trong quá trình đối soát
Các tranh chấp xảy ra do sự không đồng nhất trong việc xác nhận giao dịch hoặc các sai sót trong thanh toán. Các tổ chức cần có quy trình rõ ràng để giải quyết tranh chấp nhanh chóng và hiệu quả.
Thiếu thông tin trong quá trình đối soát
Khi thiếu thông tin quan trọng, các bên không thể đối soát chính xác. Để giải quyết, các bên cần đảm bảo thông tin đầy đủ trước khi tiến hành đối soát.
Sai sót trong xử lý dữ liệu
Lỗi trong việc xử lý dữ liệu, như sử dụng phần mềm không đúng cách hoặc các lỗi hệ thống, có thể xảy ra. Điều này cần được kiểm tra và khắc phục nhanh chóng để đảm bảo tính chính xác.
Những lưu ý giúp quá trình đối soát diễn ra chính xác và nhanh chóng
Để quá trình đối soát diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, bạn cần chú ý một số điểm quan trọng:
- Xác định thỏa thuận rõ ràng: Trước khi bắt đầu, các bên cần thống nhất các điều khoản và điều kiện để đảm bảo sự đồng thuận.
- Kiểm tra định kỳ: Cập nhật thông tin và số liệu thường xuyên để tránh sai sót trong quá trình đối soát.
Việc đối soát nên được diễn ra định kỳ, thường xuyên
- Sử dụng công cụ đối soát hiệu quả: Các phần mềm trực tuyến, email, fax… sẽ giúp truyền tải thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Lưu trữ tài liệu cẩn thận: Cần có hệ thống lưu trữ khoa học, giúp tránh sai sót và chênh lệch không cần thiết.
- Ứng dụng tự động hóa: Dùng các hệ thống tự động giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả đối soát.
- Giải quyết sai sót kịp thời: Liên lạc với các bên để xác định và xử lý các vấn đề phát sinh nhanh chóng.
- Đảm bảo sự hiểu biết chung: Các bên cần hiểu rõ quy trình và điều kiện đối soát để tránh hiểu lầm.
- Cập nhật quy trình mới: Theo dõi và cập nhật các chuẩn mực mới nhất để quy trình đối soát luôn hiệu quả và đáp ứng yêu cầu ngành.
Hy vọng bài viết từ TOPI đã giúp bạn hiểu rõ hơn về đối soát, tại sao đối soát lại quan trọng và quy trình đối soát cụ thể như thế nào. Việc nắm vững quy trình đối soát sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tối ưu hóa giao dịch tài chính, nâng cao tính chính xác và minh bạch, từ đó đạt được hiệu quả cao trong kinh doanh.
